Términos y políticas

Este acuerdo fue redactado originalmente en idioma español. En caso de existir diferencias entre el original y cualquier versión traducida, el original en español prevalecerá para todos los efectos de interpretación.

1. ¿Qué es Factura Fácil?

Factura Fácil es una plataforma SaaS (Software como Servicio) de facturación electrónica (en adelante la "Plataforma", el "Servicio" o "Factura Fácil"), operada por FACTURA FÁCIL, S.A., Proveedor Autorizado Calificado (PAC) ante la Dirección General de Ingresos (DGI) de la República de Panamá.

El Servicio permite a los contribuyentes panameños emitir, validar, transmitir y almacenar facturas electrónicas y demás documentos fiscales electrónicos (notas de crédito, notas de débito, facturas de importación, facturas de exportación) conforme al Decreto Ejecutivo 766 del 29 de diciembre de 2020 y la normativa DGI vigente.

El Servicio se ofrece a través de las siguientes plataformas, según el plan contratado:

• FácilApp: Aplicación para emisión de facturas electrónicas desde dispositivos móviles y de escritorio.
• FácilWeb: Plataforma web de facturación electrónica accesible desde cualquier navegador.
• FácilConnect (APIs públicas y conectores): Solución de integración que permite conectar sistemas externos (ERP, POS, sistemas contables) con la infraestructura PAC de Factura Fácil mediante APIs y conectores disponibles.

2. ¿Qué son estos Términos de Suscripción?

Los presentes Términos de Suscripción constituyen un contrato vinculante entre el Suscriptor y Factura Fácil, mediante el cual se establecen las condiciones de uso, pago, renovación y terminación del Servicio. Cualquier persona que solicite una suscripción de Factura Fácil y realice el pago correspondiente deberá observar todas las condiciones indicadas en este documento.

Estos Términos se aplican en conjunto con los Términos y Condiciones Generales y la Política de Privacidad de Factura Fácil.

3. ¿A Quiénes Aplican Estos Términos?

Estos Términos aplican a todos los Suscriptores de Factura Fácil, entendiendo por Suscriptor a toda persona natural o jurídica que, cumpliendo con los requisitos legales de capacidad de contratación, solicite y active una suscripción del Servicio.

Para suscribirse, el Suscriptor debe:

• Ser contribuyente con autorización de uso de factura electrónica expedida por la DGI.
• Contar con un Certificado de Firma Electrónica vigente expedido por la Dirección de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá.
• Actuar con plena capacidad legal para contratar, o estar debidamente autorizado para actuar en representación de una persona jurídica.

Factura Fácil se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de estos requisitos en cualquier momento y de suspender o cancelar suscripciones que no los cumplan.

4. ¿Qué es una Suscripción de Factura Fácil?

La Suscripción es el proceso mediante el cual un Suscriptor solicita acceso al Servicio, acepta los presentes Términos, realiza el pago correspondiente y recibe acceso a la plataforma asignada según el plan contratado.

La Suscripción otorga una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable de la plataforma correspondiente (FácilApp, FácilWeb o FácilConnect (APIs públicas y conectores)), a cambio del precio pactado. La suscripción incluye:

• Acceso a la plataforma contratada (FácilApp, FácilWeb o FácilConnect (APIs públicas y conectores)).
• Una asignación de folios (autorizaciones de uso de factura electrónica) conforme al plan contratado.
• Soporte técnico según los niveles definidos en el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS).
• Actualizaciones de la plataforma derivadas de cambios en la normativa DGI.

Las tarifas aplicables, la cantidad de folios incluidos y las condiciones específicas de cada plan se detallan en la propuesta comercial presentada por Factura Fácil o por un Integrador Autorizado en su nombre, y aceptada por el Suscriptor.

4.1 Folios

Los folios representan el cupo de documentos fiscales electrónicos que el Suscriptor puede emitir. Factura Fácil enviará notificaciones automáticas al Suscriptor cuando el consumo de folios alcance los umbrales de alerta establecidos. El agotamiento de folios impide la emisión de nuevas facturas electrónicas; la adquisición de folios adicionales está sujeta al plan contratado y a los precios vigentes.

4.2 Capacidad de Uso

Para facilitar la correcta emisión de documentos electrónicos, Factura Fácil pone a disposición del Suscriptor servicios complementarios integrados en la plataforma, tales como la consulta de RUC, verificación del estado de documentos fiscales, validación de datos de contribuyentes, entre otros. Estos servicios de soporte operativo son necesarios para el funcionamiento del ecosistema de facturación electrónica.

Factura Fácil garantiza al Suscriptor una capacidad de uso proporcional equivalente a diez (10) veces la cantidad de folios contratados en el período vigente para el consumo de estos servicios complementarios. Este límite está diseñado para cubrir con holgura el uso normal asociado al volumen de facturación contratado.

El uso que supere esta capacidad garantizada podrá dar lugar, a discreción de Factura Fácil, a la restricción temporal del acceso a dichos servicios complementarios o al cobro del consumo excedente como uso adicional de plataforma, conforme a las tarifas vigentes. Factura Fácil notificará al Suscriptor antes de aplicar cualquier cobro por excedente.

4.3 Firma Electrónica

Es obligación del Suscriptor mantener vigente su Certificado de Firma Electrónica. Factura Fácil enviará alertas de vencimiento con al menos 30 días de anticipación. La expiración de la firma electrónica impide la emisión de documentos fiscales válidos; Factura Fácil no asume responsabilidad por la interrupción del servicio derivada del vencimiento no gestionado oportunamente por el Suscriptor.

Cualquier gestión de soporte técnico que sea necesaria como consecuencia directa de que el Suscriptor no haya renovado su Firma Electrónica con la anticipación requerida será cobrada al Suscriptor conforme a las tarifas de soporte vigentes al momento de la atención.

5. Precio y Condiciones de Pago

5.1 Validez del Precio

El precio pactado en la propuesta comercial aplica exclusivamente para el período anual contratado y no garantiza que sea el mismo en renovaciones futuras. Cada anualidad deberá ser cotizada por Factura Fácil o por el Integrador Autorizado, y aprobada expresamente por el Suscriptor antes de su activación. Todas las suscripciones son pagaderas por anticipado al inicio de cada período anual.

Cualquier servicio adicional, consumo de folios fuera del plan o integración extra tendrá un costo adicional que será informado al Suscriptor antes de su activación.

5.2 Responsabilidad Fiscal

El Suscriptor deberá mantener actualizada su información de facturación (RUC, razón social, dirección fiscal) en la plataforma. Las facturas emitidas con información incorrecta por causa del Suscriptor no serán anuladas ni reemitidas retroactivamente. Los impuestos que correspondan al Suscriptor como receptor del servicio son de su exclusiva responsabilidad.

5.3 Declaración de Origen de Ingresos

El Suscriptor garantiza que los fondos utilizados para el pago de la suscripción provienen de actividades lícitas, y que no se encuentra reportado en listas de restricción internacionales (OFAC, ONU, Unión Europea u otras) ni incurso en investigaciones por delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo u otros delitos graves. El incumplimiento de esta declaración faculta a Factura Fácil a cancelar la suscripción de manera inmediata.

6. Período de Facturación

Las suscripciones de Factura Fácil se comercializan exclusivamente en modalidad anual. El período contratado, precio, cantidad de folios y condiciones específicas se detallan en la propuesta comercial presentada por Factura Fácil y aceptada por el Suscriptor.

7. Renovación y Terminación de la Suscripción

7.1 Renovación

Las suscripciones anuales no se renuevan de manera automática. Al vencimiento del período contratado, el Suscriptor podrá renovar su suscripción mediante el pago de la siguiente anualidad, conforme a las condiciones y tarifas vigentes en ese momento. El acceso a la plataforma y la vigencia del servicio quedan condicionados al pago efectivo de la renovación.

7.2 Terminación por Decisión del Suscriptor

El Suscriptor podrá manifestar su intención de no renovar o de dar de baja su suscripción en cualquier momento durante la vigencia del período contratado. La baja será efectiva al vencimiento de la anualidad en curso. La información registrada en la plataforma hasta esa fecha se mantendrá disponible conforme a los plazos de retención establecidos en los Términos y Condiciones Generales.

La decisión de no utilizar el servicio durante todo el período contratado, el no haber consumido la totalidad de los folios asignados, o cualquier otra causa de subutilización no dará derecho al Suscriptor a devolución de ninguna parte del monto pagado por anticipado.

7.3 Terminación Anticipada

Si el Suscriptor decide dar de baja su suscripción antes del vencimiento de la anualidad contratada y así lo manifiesta formalmente, la baja podrá hacerse efectiva de manera inmediata a solicitud del Suscriptor. En este caso, el monto pagado por anticipado no estará sujeto a devolución, incluyendo los folios no consumidos y los meses del período restante no utilizados.

7.4 Almacenamiento de Documentos Electrónicos

Factura Fácil garantiza el almacenamiento de los documentos fiscales electrónicos del Suscriptor durante el período definido en el plan contratado. Una vez cumplido dicho plazo, Factura Fácil podrá dar de baja de sus sistemas los documentos y demás información almacenada asociada a la suscripción, sin que ello requiera previo aviso, autorización ni notificación al Suscriptor.

Es responsabilidad exclusiva del Suscriptor descargar y resguardar su información desde la plataforma FácilWeb antes del vencimiento del período de almacenamiento contratado, a fin de cumplir con los plazos de conservación de documentos fiscales establecidos por la legislación panameña vigente. El resguardo que ofrece Factura Fácil se limita al tiempo contratado por el Suscriptor; Factura Fácil no asume responsabilidad alguna si el Suscriptor no cumple con los plazos de conservación exigidos por la ley, ya sea porque no descargó oportunamente su información o porque no contrató almacenamiento en la plataforma por el período que la ley exige.

8. Reembolsos

Los reembolsos aplican únicamente en los casos en que Factura Fácil no haya prestado el servicio conforme a las características acordadas en la propuesta comercial de Factura Fácil. Para solicitar un reembolso bajo este supuesto, el Suscriptor debe presentar la solicitud dentro de los 5 días hábiles siguientes a la activación de la suscripción. Una suscripción se activa con el pago. Fuera de este supuesto, no proceden reembolsos.

9. Garantías

Factura Fácil se compromete a mantener la plataforma disponible conforme a los niveles establecidos en el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS). Sin embargo, ninguna demora, falla o incumplimiento derivado de fuerza mayor, caso fortuito, decisiones de la DGI o fallos de proveedores de infraestructura de terceros constituirá un incumplimiento de Factura Fácil.

10. Datos Personales

El Suscriptor entiende que los datos personales cargados en la plataforma serán tratados conforme a la Política de Privacidad de Factura Fácil. En cuanto a datos de terceros que el Suscriptor cargue a la plataforma (p.ej. datos de sus clientes en facturas), el Suscriptor es responsable de contar con la autorización correspondiente de dichos titulares y de cumplir con las obligaciones de la Ley 81 de 2019 sobre Protección de Datos Personales.

11. Marcas

Con la aceptación de estos Términos, el Suscriptor autoriza a Factura Fácil a mencionar su nombre o razón social como cliente en materiales informativos y de referencia, exclusivamente en el contexto de la relación comercial. Al término de la relación, Factura Fácil retirará cualquier referencia al Suscriptor de sus plataformas y materiales.

12. Cesión

Factura Fácil podrá ceder estos Términos y sus obligaciones en caso de fusión, adquisición o restructuración corporativa. El Suscriptor no podrá ceder su suscripción a terceros sin autorización expresa y por escrito de Factura Fácil.

13. Solución de Controversias

Las controversias derivadas de estos Términos serán sometidas, en primera instancia, a un proceso de arreglo directo entre las partes por un período de 15 días calendario desde la notificación escrita de la diferencia. De no llegarse a un acuerdo, la controversia será resuelta por los Tribunales Ordinarios de la República de Panamá, de acuerdo con las leyes panameñas vigentes.

14. Disposiciones Finales

Si alguna cláusula de estos Términos fuera declarada nula o inválida, las demás cláusulas continuarán en plena vigencia. Estos Términos constituyen el acuerdo completo entre las partes respecto al objeto aquí regulado y prevalecen sobre cualquier acuerdo verbal o escrito anterior.