Términos y políticas

Identificación de la Empresa

• Razón social: FACTURA FÁCIL, S.A.
• Condición: Proveedor Autorizado Calificado (PAC) ante la Dirección General de Ingresos (DGI) de la República de Panamá.
• Domicilio: Ciudad de Panamá, República de Panamá
• Correo electrónico: soporte@soporte-facturafacil.com.pa
• Sitio web: https://facturafacil.com.pa

1. Información Relevante

El uso de los servicios de Factura Fácil, así como la contratación de sus productos y plataformas, implica que el usuario ha leído y aceptado los presentes Términos y Condiciones en su totalidad. Es requisito necesario para la adquisición de cualquiera de los servicios que se ofrecen que el contratante lea y acepte este documento antes de iniciar la relación comercial.

Factura Fácil opera como Proveedor Autorizado Calificado (PAC) bajo la regulación del Decreto Ejecutivo 766 del 29 de diciembre de 2020 y sus modificaciones posteriores, emitido por la Dirección General de Ingresos (DGI) de la República de Panamá. Los servicios prestados incluyen la autorización, validación y transmisión de facturas electrónicas (FE) de conformidad con la Ficha Técnica publicada por la DGI.

Los servicios de Factura Fácil se prestan a través de las siguientes plataformas: FácilApp, FácilWeb y FácilConnect (APIs públicas y conectores), así como mediante integradores autorizados.

2. Definiciones

Los siguientes términos tendrán el significado que se indica a continuación, con independencia de que aparezcan en mayúscula, minúscula, singular o plural:

• Acuerdo: El presente documento de Términos y Condiciones de Prestación de Servicios de Facturación Electrónica, junto con los anexos y documentos que lo integran.
• Agente: Componente de software instalado en los sistemas del Contratante que posibilita la comunicación y sincronización de documentos fiscales con la infraestructura de Factura Fácil.
• Autorización de Uso: Validación emitida por Factura Fácil en su condición de PAC, mediante la cual se certifica que un documento fiscal electrónico cumple con los requisitos establecidos en la Ficha Técnica.
• CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica): Representación en papel o formato digital de una Factura Electrónica, con validez tributaria, que acompaña la transferencia de bienes o la prestación de servicios.
• CFE (Contenedor de la Factura Electrónica): Archivo en formato XML que agrupa la Factura Electrónica, su Autorización de Uso y el registro de eventos asociados.
• Contratante: Persona natural o jurídica que suscribe un contrato de servicios con Factura Fácil o con un Integrador Autorizado, para hacer uso de las plataformas de facturación electrónica.
• CUFE (Código Único de Factura Electrónica): Identificador alfanumérico irrepetible que distingue de manera unívoca cada documento fiscal electrónico emitido.
• DGI: Dirección General de Ingresos, organismo del Estado panameño responsable de la regulación, administración y recaudación de impuestos en la República de Panamá.
• Factura Electrónica (FE): Documento fiscal de existencia puramente digital, estructurado en formato XML, mediante el cual se respaldan operaciones comerciales de transferencia de bienes y/o prestación de servicios, dotado de plena validez tributaria una vez firmado electrónicamente y autorizado por el PAC. Comprende también notas de crédito, notas de débito, facturas de importación y facturas de exportación.
• Ficha Técnica: Instrumento normativo publicado por la DGI que establece los estándares técnicos, formatos y procedimientos aplicables a la emisión y gestión de facturas electrónicas en Panamá.
• Firma Electrónica: Certificado digital expedido a nombre del Contratante por la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá, requerido para suscribir electrónicamente los documentos fiscales que emita.
• Folios: Cupo de autorizaciones de uso de factura electrónica habilitado para el Contratante por la DGI, que determina el volumen máximo de documentos fiscales que puede emitir dentro de un período determinado.
• Integrador Autorizado: Empresa o profesional debidamente habilitado por Factura Fácil para implementar, configurar y dar soporte a las plataformas de Factura Fácil ante los Contratantes.
• PAC (Proveedor Autorizado Calificado): Persona jurídica habilitada por la DGI para otorgar Autorizaciones de Uso de facturas electrónicas a los contribuyentes que contraten sus servicios. Factura Fácil actúa en esta calidad.
• Plataforma: Cualquiera de las soluciones tecnológicas de Factura Fácil: FácilApp, FácilWeb y FácilConnect (APIs públicas y conectores).
• RUC: Registro Único del Contribuyente. Número de identificación tributaria asignado a personas jurídicas en la República de Panamá.

3. Objeto del Servicio

Factura Fácil se compromete a prestar servicios de autorización de uso de facturas electrónicas conforme a lo dispuesto en el Decreto Ejecutivo 766 de 2020 y la normativa DGI vigente, proveyendo al Contratante de todas las herramientas tecnológicas necesarias para la emisión, validación, transmisión y almacenamiento de documentos fiscales electrónicos.

Los servicios comprenden dos ámbitos:

Documentos emitidos por el Contratante: Recepción de los documentos fiscales electrónicos generados por el Contratante, verificación y validación de sus datos fiscales, otorgamiento de la Autorización de Uso correspondiente, y remisión de los documentos autorizados a la DGI dentro de los plazos establecidos en la Ficha Técnica.

Documentos recibidos por el Contratante: Recepción y registro de los documentos fiscales electrónicos que terceros emitan a nombre del Contratante como receptor, facilitando su consulta y gestión a través de la Plataforma, de conformidad con lo establecido en la normativa vigente.

4. Licencia de Uso

Factura Fácil otorga al Contratante una licencia de uso no exclusiva, intransferible y revocable de la plataforma contratada (FácilApp, FácilWeb o FácilConnect (APIs públicas y conectores), según corresponda), a cambio del pago del precio acordado. Esta licencia permite al Contratante utilizar las funcionalidades de la plataforma para la emisión de sus propias facturas electrónicas, sin que ello implique ninguna transferencia de propiedad intelectual ni derechos de modificación, redistribución o sublicenciamiento.

5. Obligaciones de Factura Fácil

Factura Fácil se obliga a:

1. Mantener una plataforma tecnológica que permita la gestión, recepción, validación, autorización y transmisión de documentos electrónicos conforme a la Ficha Técnica de la DGI.
2. Aplicar los procesos de verificación y validación fiscal establecidos en la normativa vigente, incluyendo formato, cálculo de impuestos y datos del emisor.
3. Otorgar la Autorización de Uso a los documentos que cumplan con las validaciones requeridas, firmada con su certificado digital de PAC.
4. Notificar al Contratante, de manera clara y específica, el rechazo de cualquier documento que no supere las validaciones, indicando la causa del fallo.
5. Remitir a la DGI los documentos autorizados y sus respectivas autorizaciones de uso dentro de las 48 horas posteriores a la validación, conforme a la Ficha Técnica.
6. Actualizar el conjunto de validaciones de acuerdo con las modificaciones que efectúe la DGI a la Ficha Técnica, dentro de los plazos establecidos.
7. Garantizar la disponibilidad del servicio de autorización de documentos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, con un nivel de servicio del 99,5% mensual.
8. Mantener disponibles para consulta del Contratante y de la DGI, por un mínimo de sesenta (60) días continuos, copia del documento electrónico, su Autorización de Uso y los eventos registrados. Para períodos de almacenamiento superiores a este mínimo, las condiciones y tiempos de retención se regirán por lo pactado en el contrato de suscripción suscrito por cada Contratante.
9. Mantener disponible un ambiente de pruebas de factura electrónica para el uso del Contratante.
10. Contar con un equipo de soporte técnico para la atención de incidencias relacionadas con los servicios contratados.

6. Obligaciones del Contratante

El Contratante se obliga a:

1. Contar con la debida autorización de uso de factura electrónica expedida por la DGI antes de iniciar operaciones en la plataforma.
2. Contar con un Certificado de Firma Electrónica vigente, expedido por la Dirección de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá, y mantenerlo activo en la infraestructura de Factura Fácil.
3. Gestionar la renovación de su Certificado de Firma Electrónica con al menos 30 días de anticipación a su vencimiento.
4. Ser responsable del envío oportuno de la información de facturación a Factura Fácil para su procesamiento. La omisión o retraso en el envío libera a Factura Fácil de responsabilidad por documentos no procesados.
5. Verificar de manera diaria y mensual que la información generada por su sistema contable y/o de facturación cuadre con los documentos procesados por Factura Fácil, utilizando para ello la plataforma FácilWeb.
6. Corregir los campos rechazados en los documentos que no superen las validaciones y reemitirlos cuando sea necesario.
7. Conservar los archivos electrónicos de sus facturas electrónicas, notas de crédito y notas de débito durante el plazo de prescripción de tributos establecido por la ley panameña.
8. Garantizar que el CAFE acompañe toda movilización de bienes o prestación de servicios, en formato impreso o dispositivo electrónico, conforme al Artículo 17 del Decreto Ejecutivo 766 de 2020.
9. Mantener información actualizada en la plataforma, incluyendo datos de contacto, información de facturación y métodos de pago.

6.1 Uso de Tecnologías Offline y Mecanismo de Autorización Posterior

La normativa de facturación electrónica de la DGI contempla la posibilidad de que ciertos contribuyentes emitan facturas electrónicas mediante tecnología offline con autorización posterior, es decir, un mecanismo en el cual el documento fiscal se genera y se entrega al receptor antes de que Factura Fácil haya otorgado la Autorización de Uso. El Contratante que opere bajo esta modalidad declara conocer y aceptar las siguientes condiciones:

a) Naturaleza del mecanismo y responsabilidad primaria del emisor. La autorización posterior es un mecanismo expresamente permitido por la normativa DGI. Sin embargo, por su propia naturaleza, traslada al Contratante la responsabilidad primaria sobre cada documento emitido. Una factura electrónica generada mediante este mecanismo constituye un documento legalmente emitido desde el momento de su entrega al receptor. No transmitirla oportunamente a la DGI, a través de la plataforma de Factura Fácil, puede configurar una omisión de reporte fiscal con implicaciones legales graves, incluyendo la posible calificación como evasión de impuestos por parte de las autoridades competentes.

b) Desconocimiento previo por parte de Factura Fácil. Dado que estos documentos se generan en los sistemas del Contratante y se acompañan de un CAFE de emisión previa, Factura Fácil no tiene conocimiento de su existencia sino hasta el momento en que el Contratante los transmite a la Plataforma. En consecuencia, Factura Fácil no puede asumir responsabilidad alguna por documentos emitidos bajo esta modalidad que no le hayan sido reportados o transmitidos.

c) Obligación absoluta de transmisión. Es responsabilidad exclusiva e indelegable del Contratante asegurar que la totalidad de los documentos fiscales emitidos mediante tecnología offline sean transmitidos a la Plataforma de Factura Fácil de manera oportuna, para que esta a su vez los remita a la DGI dentro de los plazos establecidos en la Ficha Técnica. El incumplimiento de esta obligación es enteramente atribuible al Contratante.

d) Mecanismos de control del Contratante. Factura Fácil pone a disposición del Contratante herramientas de alerta y revisión en FácilWeb para facilitar el seguimiento de los documentos transmitidos. El Contratante deberá utilizarlas de manera activa, comparando diariamente la información de su sistema origen con los registros en FácilWeb, a fin de detectar oportunamente cualquier inconsistencia o documento pendiente de transmisión.

e) Facultad de reporte a la DGI. Si Factura Fácil detecta o recibe información que indique que un Contratante no está transmitiendo sus documentos de autorización posterior de manera adecuada o completa, Factura Fácil se reserva el derecho y la obligación de notificar dicha condición a la DGI, sin que esto genere responsabilidad alguna para Factura Fácil frente al Contratante. Factura Fácil no asume ninguna responsabilidad por las facturas emitidas en los sistemas del Contratante que no hayan sido transmitidas ni informadas a la Plataforma.

f) Procedimiento ante inconsistencias. Si el Contratante, en sus revisiones de conciliación diaria entre su sistema origen y FácilWeb, detecta inconsistencias en los volúmenes o registros de documentos, deberá notificarlo de manera inmediata a su Integrador Autorizado, si lo tuviere, o directamente al canal de soporte de Factura Fácil, a fin de realizar las gestiones necesarias para transmitir los documentos faltantes a la DGI dentro de los plazos normativos vigentes.

7. Uso No Autorizado de la Plataforma

El Contratante no podrá:

• Utilizar la plataforma para revender o sublicenciar los servicios de Factura Fácil a terceros sin autorización expresa y por escrito.
• Compartir credenciales de acceso con personas no autorizadas.
• Intentar acceder, modificar o interferir con la infraestructura tecnológica de Factura Fácil.
• Utilizar las plataformas para actividades contrarias a la ley, la moral o el orden público.
• Realizar scraping, minería de datos o cualquier práctica de extracción masiva de información de las plataformas.

El incumplimiento de cualquiera de estas restricciones faculta a Factura Fácil a suspender el acceso a la suscripción de manera inmediata, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan.

8. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual sobre las plataformas, software, documentación, marcas y demás elementos de Factura Fácil son de propiedad exclusiva de FACTURA FÁCIL, S.A. o de sus licenciantes. La contratación de los servicios no confiere al Contratante ningún derecho de propiedad intelectual ni industrial sobre dichos elementos.

El Contratante no podrá copiar, modificar, distribuir, vender ni crear trabajos derivados basados en las plataformas de Factura Fácil.

9. Política de Reembolso

Los servicios de facturación electrónica tienen naturaleza digital e intangible. En consecuencia, no se realizarán reembolsos una vez iniciada la prestación del servicio, salvo en los casos en que Factura Fácil no haya prestado el servicio conforme a las características acordadas. Las condiciones específicas de reembolso y penalidades por terminación anticipada se detallan en los Términos de Suscripción.

10. Operación en Contingencia

Si el Contratante no puede transmitir documentos por problemas técnicos, deberá operar en modo de contingencia conforme a los procedimientos establecidos por la DGI en la Ficha Técnica. Inmediatamente resuelto el problema, deberá transmitir todos los documentos emitidos en contingencia siguiendo los lineamientos de la Ficha Técnica.

Los documentos emitidos en condiciones normales de operación que no cuenten con la debida Autorización de Uso serán considerados inválidos para todos los efectos tributarios. Asimismo, cualquier documento generado haciendo uso de tecnología offline o de autorización posterior que no sea enviado oportunamente a la Plataforma de Factura Fácil para su registro y transmisión a la DGI será considerado igualmente inválido, liberando a Factura Fácil de toda responsabilidad por las consecuencias fiscales, tributarias o legales que dicha omisión genere para el Contratante.

11. Confidencialidad

Ambas partes se obligan a mantener la más estricta confidencialidad respecto a la información que se proporcionen mutuamente en el marco de la relación contractual. Esta obligación de confidencialidad subsistirá por un período de tres (3) años contados a partir de la terminación del contrato. La información confidencial no podrá ser divulgada a terceros sin el consentimiento previo y por escrito de la parte propietaria, salvo requerimiento de autoridad competente.

12. Privacidad

Factura Fácil garantiza que la información personal del Contratante es tratada conforme a su Política de Privacidad, disponible en https://facturafacil.com.pa/legal/politica-de-privacidad. Los datos de facturación fiscal son tratados exclusivamente para los fines del servicio contratado y para el cumplimiento de las obligaciones ante la DGI.

13. Responsabilidad

Factura Fácil no será responsable por daños o perjuicios derivados de:

• Incumplimiento del Contratante de sus obligaciones legales o contractuales.
• Información incorrecta o incompleta suministrada por el Contratante para la emisión de documentos fiscales.
• Interrupciones del servicio causadas por fuerza mayor, caso fortuito o fallos de terceros fuera del control de Factura Fácil.
• Decisiones de la DGI que afecten la validez de documentos electrónicos por causa imputable al Contratante.
• Contenido, datos o información que el Contratante incluya en el CAFE que genere por su cuenta. En los casos en que el CAFE sea emitido directamente por el Contratante o a través de su propio sistema, Factura Fácil no asume ninguna responsabilidad sobre la información que en él se imprima o presente, siendo el Contratante el único responsable de su exactitud, presentación y cumplimiento normativo.

En ningún caso Factura Fácil responderá por lucro cesante, pérdida de ingresos esperados, daño emergente indirecto ni por perjuicios que no sean consecuencia directa e inmediata de un incumplimiento comprobado de sus obligaciones contractuales.

En todo caso y cuando la ley así lo exija, la responsabilidad de Factura Fácil quedará limitada al valor de los últimos dos (2) meses de suscripción pagados por el Contratante.

14. Modificaciones a los Términos

Factura Fácil se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento, notificando al Contratante por los medios de comunicación habilitados con al menos 15 días de anticipación antes de la entrada en vigencia de los cambios. El uso continuado del servicio tras dicha notificación implica la aceptación de los nuevos términos.

15. Jurisdicción y Competencia

Los presentes Términos y Condiciones se rigen por las leyes de la República de Panamá. Cualquier controversia que surja en relación con su interpretación, cumplimiento o terminación será sometida a los Tribunales Ordinarios de la República de Panamá.